Трудности общения собственников и управляющих компаний, а также простые решения

Управляющей компании необходимо отвечать на жалобы, вовремя оповещать о денежных операциях и изменениях, контролировать базу собственников, грамотно хранить большие данные, общаться и взаимодействовать с людьми устно, письменно и онлайн.

Высоки риски конфликтов и недопониманий. Плохая коммуникация, в свою очередь, ведет к неплатежам, просрочкам и жалобам, а далее — к убыткам компании.

Один недовольный собственник стоит дороже, чем сотня довольных.

Одно из ключевых решений — уменьшать количество личных контактов, внедряя автоматизацию. Хорошо, когда сотрудник может быстро получить всю необходимую для ответа клиенту информацию и качественно ответить на вопрос.

Кроме того, стоит использовать все возможные каналы коммуникации: доски объявлений, сайт организации, информационные стенды, рассылка смс-сообщений и т.д.

• Готовые шаблоны ответов. При наличии шаблонов сотрудники перестанут выдумывать ответы каждый раз на похожие запросы. Обращения жителей, а значит, и ответы на них однотипны. В шаблоне должна быть самая нужная и конкретная информация
• Все обращения и переписка должны надежно храниться в одном месте. При необходимости будет легко поднять всю историю, и тогда не потребуется задавать ненужные вопросы
• Установить и соблюдать срок ответа на письма, сообщения и звонки. Это поможет организовать сотрудников, обеспечить учет обращений, не упустить ничего важного и заработать авторитет у собственников
• Эффективное взаимодействие по телефону. В том числе автоответчик, интерактивное меню, распределение звонков по специалистам и запись разговоров

Хорошо, когда способов связи несколько: одни клиенты предпочитают звонить, другие — писать. Важно убедиться, что все знают или могут быстро узнать телефон, электронный адрес и другие контакты.

Маленькие проблемы могут стать причиной большого недовольства, если жителям придется долго дозваниваться, либо обращаться дважды, а то и трижды. Все выигрывают, когда коммуникация проста и приятна.

Все вышеперечисленные проблемы решает качественный сервис автоматизации.

Что он должен уметь?

• Хранение в единой базе данных всех личных дел
• Расчет платежей и управление денежными потоками
• Управление заявками, распределение их между исполнителями, контроль срока и качества исполнения
• Предоставление доступов разного уровня
• Автоматизированная коммуникация с клиентами, обработка поступающих обращений и информирование клиентов
• Учет и контроль состояния долгов клиентов, эффективное взаимодействие с должниками, возврат задолженностей
• Автоматическое формирование квитанций, справок, выписок, уведомлений и отчетов

Все это увеличит скорость решения любых проблем, возникающих у жильцов, а значит повысит уровень доверия к УК. И крика будет меньше.