Как оптимизировать работу компании с помощью использования шаблонов

Итак, какие задачи в нашей системе можно автоматизировать благодаря сохранению шаблонов?

1. Формирование документации: срочная и аналитическая, внутренняя и внешняя отчетность, документы для суда и других государственных органов, справки и любые другие виды документов, которые вы используете в работе. Система сама подставляет в шаблон персональные данные по каждому клиенту, вам остается только скачать документ (или пустить на печать, если необходим бумажный вариант).
2. Отправка деловой корреспонденции в другие филиалы и подразделения компании: к каждому филиалу можно привязать шаблоны писем и документов. Больше не нужно каждый раз создавать документ, заполнять все реквизиты отправителя и получателя, целиком прописывать текст… Просто выбираете филиал и шаблон нужного документа – там уже содержится текст стандартного сообщения и заполнены все данные, необходимые для почтовой пересылки.
3. Отправка почтовых уведомлений клиенту и отправка документов в государственные инстанции по почте России: в системе не только хранятся шаблоны, позволяющие быстро сформировать стандартные уведомления, но и присваивается трек-номер отправления, чтобы сократить количество времени, проведенного на почте. Также благодаря этому вы сможете отслеживать местонахождение отправленных документов прямо в программном комплексе, чтобы вся информация по коммуникации с клиентом была собрана в одном месте, а не по разным сайтам и приложениям.
4. Включение аудиозаписи при звонке клиенту: в систему вы можете загрузить музыкальные или текстовые (голосовые) шаблоны, то есть выбирать, что в первую очередь будут слышать клиенты, когда возьмут трубку.
5. Информирование клиентов: передавать сообщения клиентам без участия операторов помогают шаблоны синтезированной речи: вы пишете текстовые шаблоны для разных случаев, выбираете для них голос и интонацию, а клиентам их озвучивает голосовой помощник, экономя огромное количество времени работников кол-центра.
6. Рассылки по E-mail и SMS: вы пишите текст всего один раз, а система сама рассылает его по клиентам – текстовые шаблоны сообщений позволяют избавиться от монотонной рутинной отправки уведомлений.
7. Общение с клиентом: если прописать сценарий встречи с должником, то на выезде к клиенту сотрудники смогут работать по шаблону, чтобы не забыть ни одного пункта и не нарушить требований законодательства по взысканию просроченной задолженности.

Сохранение шаблонов – универсальная функция, которая помогает автоматизировать работу на всех этапах: от первичной коммуникации с клиентом до формирования отчетных документов. Благодаря перечисленным опциям сотрудники наконец-то смогут избавиться от рутинной монотонной работы, а руководители компании смогут быть уверенными, что и взаимодействие с клиентами, и документация – всё ведется по проверенным, законным и грамотным моделям, которые точно приведут к нужному результату.