Настройка структуры организации

Если у вашей компании несколько точек (офисов, магазинов, отделений…) и/или подразделений, то вы знаете, как непросто иногда координировать их работу. Чем шире сеть подразделений и филиалов компании, тем сложнее становится синхронизировать их функционирование: сотрудники забывают, сколько составляет разница во времени с работой того или иного филиала, контакты для связи с другими отделениями постоянно приходится добывать друг у друга, а отправка официальной корреспонденции и вовсе превращается в сложную миссию, ведь нужно каждый раз заполнять целый ряд юридических данных…

Избавиться от хаоса, сопутствующего координации работы разных точек, на самом деле очень легко: можно заполнить все данные лишь один раз, а в дальнейшем просто отдавать компьютеру команду выполнить то или иное действие. Для этого в наших программных комплексах есть такая функция как добавление филиалов и подразделений.

В раздел «Филиалы» вы можете добавить любое количество точек и для каждой из них указать все необходимые реквизиты: полное наименование, контактные данные, официальные реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН, БИК, банк, расчётный и корреспондентский счета), почтовый адрес и индекс, а также часовой пояс, по которому работает данный филиал. Помимо этого, в системе обозначается, какой филиал является главным. Для каждого филиала также можно добавить внутренние подразделения и информацию по ним. Теперь вся необходимая информация всегда будет под рукой, что уже значительно упрощает жизнь, но это только начало: информация не просто хранится в системе, но и используется для автоматизации работы.

Единожды сохраненная информация о филиалах позволяет автоматизировать отправку деловой корреспонденции: к каждому филиалу можно привязать шаблоны писем и документов, которые вы периодически туда отправляете. Больше не нужно каждый раз создавать документ, заполнять все реквизиты отправителя и получателя, целиком прописывать текст… Просто выбираете филиал, в который надо отправить письмо, и шаблон нужного документа – там уже содержится текст стандартного сообщения и все данные, необходимые для почтовой пересылки, в нем уже заполнены!

Кроме этого, в системе для каждого сотрудника можно указать филиал или подразделение, в котором он работает, и выбрать время работы этого сотрудника. Такая функция значительно упрощает коммуникацию между работниками разных филиалов и подразделений: не приходится высчитывать, когда у коллег начинается и заканчивается рабочий день.

В результате пользователь имеет автоматическую подготовку корреспонденции и не тратит время на поиск информации и заполнение множества реквизитов, а руководитель не переживает за нарушения в регламенте ведения корреспонденции и за появление ошибок в документах.

Четко организованная структура организации позволяет так же четко организовать работу большой компании.